Datenschutzerklärung — Werkflow Handwerker App

Stand: 5. September 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in der Werkflow Handwerker App (die „App") gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die App ist die mobile Anwendung, mit der Handwerkerinnen und Handwerker die Aufträge, Zeiten und Werkzeuge Ihres Betriebs auf dem Smartphone bearbeiten.

1. Verantwortlicher

Nomad Nocode LLC, vertreten durch Oliver Neu 30 N Gould St Ste R Sheridan, WY 82801, USA

E-Mail: info@werkflow.digital

Nomad Nocode ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für den Betrieb der App selbst. Für die Verarbeitung der Auftrags-, Kunden- und Zeitdaten, die die App aus dem CRM Ihres Arbeitgebers liest und in dieses zurück schreibt, ist Ihr Arbeitgeber der Verantwortliche. Werkflow arbeitet insoweit als Auftragsverarbeiter Ihres Arbeitgebers auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

Werkflow ist eine Marke von Nomad Nocode.

2. Was die App tut

Die App verbindet Sie mit dem CRM Ihres Betriebs (Airtable oder Bubble), damit Sie unterwegs Termine sehen, Zeiten buchen, Werkzeuge scannen und Fotos zu Einsätzen hinzufügen können. Die Daten selbst liegen im CRM Ihres Arbeitgebers; die App liest und schreibt sie über den Werkflow-Server.

Wichtig für Ihr Verständnis: Die App speichert keine Daten dauerhaft auf dem Gerät. Beim Abmelden werden alle lokalen Daten (Sitzung, zwischengespeicherte Antworten, wartende Schreibaktionen, Fotos) gelöscht. Das Gerät gehört Ihnen, nicht Ihrem Arbeitgeber (BYOD-Prinzip).

3. Welche Daten wir verarbeiten und warum

3.1 Anmeldung

Wenn Sie sich anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen einen einmaligen Anmeldelink zu schicken. Nach erfolgreicher Anmeldung erhält die App ein Sitzungs-Token, das im verschlüsselten Schlüsselspeicher Ihres Geräts (iOS Keychain, Android Keystore) hinterlegt wird.

• Zweck: Authentifizierung — sicherstellen, dass nur Sie auf die für Sie freigeschalteten Aufträge zugreifen.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung — ohne Anmeldung kann die App ihre Funktion nicht erbringen).
• Speicherdauer: Der Anmeldelink ist 15 Minuten gültig. Das Sitzungs-Token bleibt 90 Tage aktiv oder bis zum Abmelden — je nachdem, was zuerst eintritt.
• Empfänger: Der Werkflow-Server prüft den Token bei jedem Abruf. Die E-Mail-Adresse wird zusätzlich an unseren E-Mail-Dienstleister Brevo (siehe Abschnitt 4) übermittelt, um den Anmeldelink zuzustellen.

3.2 Ihre Arbeitsdaten (Verarbeitung im Auftrag Ihres Arbeitgebers)

Alles, was Sie in der App tun — Zeiten erfassen, Fotos aufnehmen, einen Termin als erledigt markieren, ein Werkzeug scannen — wird zur Verarbeitung an den Werkflow-Server gesendet und dort in das CRM Ihres Betriebs geschrieben. Ist keine Verbindung verfügbar, werden diese Schreibaktionen lokal in einer verschlüsselten Warteschlange („Outbox") gespeichert und automatisch nachgesendet, sobald wieder Netz da ist.

Konkret verarbeitet werden:

• Arbeitszeiten (Start, Ende, Pause, Notiz, Auftragsbezug)
• Fotos mit Bezug zu einem Auftrag oder Projekt
• Statusänderungen von Einsätzen („Abgeschlossen")
• Werkzeug-Übernahmen, -Übergaben und -Statusänderungen
• Ausgefüllte Protokolle (sobald diese Funktion verfügbar ist)

Verantwortlicher hierfür ist Ihr Arbeitgeber. Werkflow verarbeitet diese Daten in seinem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Ihre Fragen zur Verarbeitung dieser Daten (Auskunft, Berichtigung, Löschung) richten Sie bitte zuerst an Ihren Arbeitgeber. Werkflow unterstützt Ihren Arbeitgeber dabei, Ihren Anfragen nachzukommen.

• Zweck: Erfüllung Ihres Arbeitsvertrags und der Betriebsabläufe.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber Ihrem Arbeitgeber) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse Ihres Arbeitgebers an einer ordnungsgemäßen Auftragsdurchführung).
• Speicherdauer: Solange die Daten im CRM Ihres Arbeitgebers vorhanden sind. Lokale Kopien in der App-Warteschlange werden spätestens beim Abmelden gelöscht; erfolgreich übermittelte Schreibaktionen werden unmittelbar nach dem Versand aus der Warteschlange entfernt.

3.3 Fotos und Kamerazugriff

Wenn Sie ein Foto aufnehmen oder aus Ihrer Bibliothek auswählen, fragt die App über das Betriebssystem einmal um Erlaubnis für den Kamera- bzw. Fotomediathek-Zugriff. Diese Erlaubnis können Sie jederzeit in den Systemeinstellungen widerrufen.

Ein aufgenommenes oder ausgewähltes Foto wird auf dem Gerät verkleinert (typischerweise auf 2 MB) und dann in die Schreib-Warteschlange gelegt. Beim erfolgreichen Versand wird das Foto an den Werkflow-Server übertragen, dort in einem zugriffsgeschützten Objektspeicher (Cloudflare R2, siehe Abschnitt 4) abgelegt und im CRM Ihres Arbeitgebers als Dokument-Datensatz verknüpft. Die lokale Kopie im App-Bereich wird nach erfolgreichem Versand gelöscht.

Fotos verlassen niemals Ihre Kontrolle, ohne dass Sie sie in der App ausgelöst haben. Es gibt keinen automatischen Zugriff auf Ihre gesamte Fotosammlung.

3.4 Absturz- und Stabilitätsdaten (Sentry)

Zur Fehlerdiagnose übermittelt die App bei einem Absturz oder einem schweren Fehler einen Fehlerbericht an unseren Diagnose-Dienstleister Sentry (Sentry EU, Server in der Europäischen Union). Der Bericht enthält:

• den technischen Fehler (Stacktrace, Fehlertext)
• die App-Version, das Betriebssystem und den Gerätetyp
• die Bildschirme, die Sie in den letzten Minuten geöffnet hatten („Breadcrumbs")

Der Bericht enthält nicht:

• Ihre Antworten in Formularen oder Protokollen (ein Filter im App-Code entfernt Felder wie answers und photos vor dem Versand)

• Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre CRM-Datensatz-Kennung

• Fotoinhalte oder Dateipfade

• Zweck: Fehler in der App erkennen und beheben.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer stabilen und sicheren Anwendung).

• Speicherdauer: 90 Tage bei Sentry (Standard-Aufbewahrung).

• Widerspruch: Sie können der Absturzdiagnose widersprechen — siehe Abschnitt 7. Nach dem Widerspruch werden keine weiteren Fehlerberichte von Ihrem Gerät übermittelt.

3.5 Zugehörigkeit zu einer oder mehreren Organisationen

Bei der Anmeldung ermittelt der Werkflow-Server, in welchen Organisationen (Betrieben) Ihre E-Mail-Adresse einen aktiven Zugang hat, und meldet Sie automatisch in der einzigen an — bei mehreren Organisationen zeigt die App eine kurze Auswahl. Diese Zuordnung wird auf dem Server gespeichert; die App merkt sich lokal nur die zuletzt gewählte Organisation.

3.6 Sprachfragen (optional)

Wenn Sie in der App „Sprachfragen" einschalten und das Mikrofon freigeben, wandelt die Spracherkennung Ihres Geräts (Apple bzw. Google) Ihre gesprochene Frage in Text um. Das passiert nach Möglichkeit direkt auf dem Gerät, sonst über den Dienst des Geräteherstellers. Der Text der Frage und die zur Antwort nötigen Auftrags- und Werkzeugdaten werden an Anthropic PBC (USA) übermittelt, die die Antwort erzeugt. Wir speichern weder Aufnahmen noch Fragen oder Antworten, nur einen Nutzungszähler ohne Inhalt. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet und kann in Profil jederzeit wieder ausgeschaltet werden.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen für den Betrieb der App die folgenden Dienstleister ein. Mit jedem besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Ihr Arbeitgeber ist Empfänger der Arbeitsdaten (Abschnitt 3.2), da diese in sein CRM geschrieben werden. Werkflow tritt hier als Auftragsverarbeiter Ihres Arbeitgebers auf.

5. Datenübermittlung in Drittländer

Expo Application Services (EAS) — der Dienst, der App- Aktualisierungen an Ihr Gerät ausliefert — hat seinen Sitz in den USA. Bei einem Update-Check kann Ihre IP-Adresse an EAS übermittelt werden. Es werden keine anderen personenbezogenen Daten übertragen; insbesondere werden keine Arbeitsdaten, Fotos oder Fehlerberichte an EAS gesendet.

Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Anthropic PBC — der Dienst, der bei der optionalen Sprachfragen-Funktion (Abschnitt 3.6) die Antwort erzeugt — hat seinen Sitz in den USA. Übermittelt werden dabei der Text Ihrer gesprochenen Frage sowie die zur Beantwortung nötigen Auftrags- und Werkzeugdaten.

Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

6. Speicherdauer im Überblick

7. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — welche Daten über Sie verarbeitet werden
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — falsche Daten zu korrigieren
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — „Recht auf Vergessenwerden"
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Ihre Daten in einem strukturierten Format zu erhalten
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — insbesondere gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (z. B. die Absturzdiagnose)
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) — in Deutschland bei der Datenschutzbehörde Ihres Bundeslands

Für Anmeldedaten, Sitzung und Absturzdiagnose wenden Sie sich bitte an Nomad Nocode (Kontakt: Abschnitt 1).

Für Ihre Arbeitsdaten (Abschnitt 3.2) ist Ihr Arbeitgeber Verantwortlicher — bitte richten Sie diese Anfragen an ihn. Werkflow unterstützt Ihren Arbeitgeber bei der Bearbeitung.

8. Löschung beim Abmelden

Wenn Sie sich in der App abmelden (Profil → Abmelden), werden alle lokalen Daten vollständig gelöscht:

• das Sitzungs-Token
• zwischengespeicherte Daten aus dem CRM
• die Warteschlange wartender Schreibaktionen (ungesendete Zeiten, Fotos usw.)
• alle lokal gespeicherten Fotos

Serverseitig wird das Sitzungs-Token entwertet. Ihre bereits an das CRM Ihres Arbeitgebers gesendeten Daten bleiben dort erhalten.

9. Push-Benachrichtigungen

Diese Version der App verwendet keine Push-Benachrichtigungen. Sollten wir Push-Benachrichtigungen einführen, aktualisieren wir diese Erklärung entsprechend und beschreiben, welche Daten übermittelt werden.

10. Sicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere:

• Verschlüsselte Übertragung (TLS 1.2 oder höher) zwischen App und Werkflow-Server
• Verschlüsselte Speicherung des Sitzungs-Tokens im Betriebssystem-Schlüsselspeicher Ihres Geräts
• Verschlüsselung der CRM-Zugangsdaten Ihres Arbeitgebers auf unseren Servern (AES-256-GCM)
• Zugriffsbeschränkung auf CRM-Datensätze anhand Ihrer Rolle im Betrieb und Ihrer zugeordneten Aufträge
• Automatische Sitzungsablaufzeit (90 Tage)

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn wir die App weiterentwickeln und sich die Verarbeitung Ihrer Daten ändert. Wesentliche Änderungen kommunizieren wir zusätzlich beim Öffnen der App. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter https://werkflow.digital/legal/feldapp verfügbar. Das Datum der letzten Aktualisierung finden Sie ganz oben.

12. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer Daten durch die Werkflow Handwerker App:

Nomad Nocode LLC E-Mail: info@werkflow.digital

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Arbeitsdaten durch Ihren Betrieb wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber; wir unterstützen dort gerne.