Datenschutzerklärung — Werkflow Kundenportal

Stand: 5. September 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Werkflow Kundenportal unter portal.werkflow.digital gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das Kundenportal ist die Web-Anwendung, über die Sie als Kundin oder Kunde Ihres Handwerksbetriebs Ihre Angebote, Verträge, Termine und Dokumente einsehen, unterschreiben und verwalten können.

1. Verantwortliche

Für Ihre Daten im Kundenportal sind zwei Stellen verantwortlich, je nach Art der Daten:

Ihr Handwerksbetrieb (der „Betrieb")

Der Handwerksbetrieb, dessen Kundenportal Sie nutzen, ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für Ihre Auftrags-, Vertrags- und Rechnungsdaten. Der Betrieb entscheidet, welche Daten in seinem CRM-System über Sie geführt werden, wie lange sie gespeichert werden und an wen sie weitergegeben werden.

Sein Name und seine Kontaktdaten stehen auf der Startseite des Kundenportals und in jeder E-Mail, die Sie von ihm über das Portal erhalten.

Nomad Nocode (Werkflow)

Für den technischen Betrieb des Kundenportals und die Authentifizierung ist Nomad Nocode verantwortlich:

Nomad Nocode LLC, vertreten durch Oliver Neu 30 N Gould St Ste R Sheridan, WY 82801, USA

E-Mail: info@werkflow.digital

Werkflow arbeitet als Auftragsverarbeiter des Betriebs (Art. 28 DSGVO) für die Verarbeitung Ihrer Auftragsdaten. Für die Anmeldung, die Sitzung und die technische Infrastruktur ist Werkflow eigener Verantwortlicher.

Werkflow ist eine Marke von Nomad Nocode.

2. Was das Kundenportal tut

Das Kundenportal ist die zentrale Anlaufstelle für alles, was Ihr Betrieb Ihnen digital zur Verfügung stellt:

• Angebote ansehen, annehmen oder ablehnen (mit Unterschrift)
• Verträge einsehen, unterschreiben oder kündigen
• Termine in einer Kalenderansicht
• Dokumente (Rechnungen, Protokolle, Fotos abgeschlossener Einsätze) herunterladen
• Kontaktdaten überprüfen

Ihre Daten liegen im CRM-System Ihres Betriebs; das Portal liest und schreibt sie über den Werkflow-Server.

3. Welche Daten wir verarbeiten und warum

3.1 Anmeldung

Wenn Sie sich anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen einen einmaligen Anmeldelink zu schicken. Nach erfolgreicher Anmeldung erhält Ihr Browser ein Sitzungs-Cookie (HTTP-Only, verschlüsselt, sicher übertragen).

• Zweck: Authentifizierung — sicherstellen, dass nur Sie auf Ihre Kundendaten zugreifen.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags mit dem Betrieb).
• Speicherdauer: Der Anmeldelink ist 24 Stunden gültig. Das Sitzungs-Cookie läuft nach 30 Tagen oder beim Abmelden ab.
• Empfänger: Der Werkflow-Server prüft das Cookie bei jedem Aufruf. Die E-Mail-Adresse wird zusätzlich an unseren E-Mail-Dienstleister Brevo (siehe Abschnitt 4) übermittelt, um den Anmeldelink zuzustellen.

3.2 Ihre Kundendaten (Verarbeitung im Auftrag des Betriebs)

Alles, was im Portal angezeigt wird — Angebote, Verträge, Termine, Dokumente, Ihre Kontaktdaten — liegt im CRM des Betriebs und wird durch Werkflow ausschließlich in dessen Auftrag verarbeitet.

Konkret verarbeitet werden Daten wie:

• Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Angebots- und Vertragsdaten (Titel, Preis, Status, Zeitraum, Kündigungsdatum)
• Termindaten (Datum, Anschrift des Einsatzes, Auftragsbeschreibung)
• Dokumente (PDFs, Fotos), die der Betrieb für Sie hochlädt
• Ihre Unterschrift und ggf. die Zustimmung zu einem Angebot oder Vertrag

Verantwortlicher hierfür ist Ihr Betrieb. Für die Verarbeitung dieser Daten wenden Sie sich bitte zuerst an den Betrieb. Werkflow unterstützt den Betrieb dabei, Ihren Anfragen nachzukommen.

• Zweck: Erfüllung Ihres Vertragsverhältnisses mit dem Betrieb.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• Speicherdauer: Nach den Vorgaben Ihres Betriebs; gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. für Rechnungen) sind zu beachten.

3.3 Unterschriften

Wenn Sie ein Angebot oder einen Vertrag unterschreiben, verarbeiten wir Ihre Unterschrift in der Form, die Sie gewählt haben — gezeichnet, getippt oder als hochgeladenes Bild.

Die Unterschrift wird zusammen mit den Angebots- oder Vertragsdaten in ein unterschriebenes PDF überführt, das in einem zugriffsgeschützten Objektspeicher (Cloudflare R2, siehe Abschnitt 4) abgelegt und im CRM Ihres Betriebs verknüpft wird. Zusätzlich wird ein Prüfeintrag gespeichert (Zeitpunkt, IP-Adresse, User-Agent), um die Echtheit der Unterschrift belegen zu können.

• Zweck: Rechtssicherer Nachweis Ihrer Zustimmung zum Angebot oder Vertrag.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem Nachweis der Zustimmung).
• Speicherdauer: Solange der zugehörige Auftrag im CRM des Betriebs geführt wird, mindestens jedoch für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

3.4 Kündigung eines Vertrags

Wenn Sie einen Vertrag über das Portal kündigen, verarbeiten wir Ihre Kündigungserklärung (Zeitpunkt der Kündigung, ggf. ein Kommentar). Fristen ergeben sich aus dem Vertrag selbst und liegen im CRM des Betriebs.

Die Kündigung wird — anders als eine Zustimmung — nicht als PDF unterschrieben, weil dafür keine gesetzliche Grundlage besteht. Sie erhalten aber eine Bestätigung im Portal und der Betrieb sieht die Kündigung sofort in seinem CRM.

3.5 Zugriffs- und Serverprotokolle

Wie bei jeder Web-Anwendung werden bei Ihrem Besuch technische Daten erfasst (IP-Adresse, User-Agent, Zeitpunkt des Aufrufs, aufgerufene Seite). Diese Daten dienen dem sicheren Betrieb und der Abwehr von Angriffen.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Stabilität der Anwendung).
• Speicherdauer: 90 Tage.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen für den Betrieb des Kundenportals folgende Dienstleister ein. Mit jedem besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Ihr Betrieb ist Empfänger Ihrer Kundendaten (Abschnitt 3.2, 3.3, 3.4), da diese in seinem CRM gespeichert werden. Werkflow tritt hier als Auftragsverarbeiter Ihres Betriebs auf.

5. Datenübermittlung in Drittländer

Sämtliche vorgenannten Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz oder verarbeiten in der Europäischen Union. Eine Übermittlung in Drittländer findet für das Kundenportal nicht statt.

6. Cookies

Das Kundenportal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• Sitzungs-Cookie (HTTP-Only, Secure, SameSite=Lax): hält Sie nach der Anmeldung angemeldet. Läuft nach 30 Tagen ab.
• Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies eingesetzt. Es findet kein Retargeting, kein A/B-Testing und keine Reichweitenmessung statt.

Aus diesem Grund benötigt das Portal auch keinen Cookie-Banner.

7. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Für Ihre Kundendaten (Angebote, Verträge, Termine, Dokumente, Unterschriften) ist Ihr Betrieb Verantwortlicher — bitte richten Sie diese Anfragen an ihn.

Für Anmeldung, Sitzung und Serverprotokolle wenden Sie sich an Nomad Nocode (Kontakt: Abschnitt 1).

8. Sicherheit

• Verschlüsselte Übertragung (TLS 1.2 oder höher).
• Verschlüsselte Speicherung der CRM-Zugangsdaten Ihres Betriebs auf unseren Servern (AES-256-GCM).
• Sitzungs-Cookies sind HTTP-Only, Secure und mit SameSite-Schutz versehen.
• Zugriffsprüfung auf jeden Datensatz gegen Ihre Sitzung — Sie sehen ausschließlich Datensätze, die Ihnen zugeordnet sind.
• Automatische Sitzungsablaufzeit (30 Tage).

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn wir das Kundenportal weiterentwickeln und sich die Verarbeitung Ihrer Daten ändert. Wesentliche Änderungen kommunizieren wir zusätzlich beim nächsten Login. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter https://werkflow.digital/legal/kundenportal verfügbar.

10. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer Daten durch das Werkflow Kundenportal:

Nomad Nocode LLC E-Mail: info@werkflow.digital

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Kundendaten durch Ihren Handwerksbetrieb wenden Sie sich bitte an den Betrieb; die Kontaktdaten finden Sie auf der Startseite des Kundenportals und in jeder E-Mail, die Sie von ihm erhalten.